w Społem Tychy sp. z o.o.
Społem Tychy sp. z o.o. jest firmą handlową prowadzącą działalność gospodarczą w następujących dziedzinach :
- sprzedaż detaliczna w 35 sklepach spożywczych;
- sprzedaż detaliczna w 4 sklepach przemysłowych;
- sprzedaż hurtowa artykułów spożywczych;
- produkcja i sprzedaż wyrobów piekarskich i ciastkarskich;
- restauracja;
- wynajem lokali użytkowych.
W ostatnich latach Zarząd Firmy stawiał pracownikom różnych służb nowe wymagania.
Jednak wobec tego, że programy działające w naszej firmie powstawały przez okres prawie 10 lat, a źródła ich pochodzenia były różne, to dalsze ich integrowanie było już właściwie niemożliwe.
Zarząd podjął więc decyzję o zmianie systemu informatycznego w firmie.
Rozpoczęła się żmudna praca badania rynku informatycznego i zapoznawania się z rozwiązaniami różnych firm i systemów. Wbrew pozorom niełatwo jest znaleźć firmę informatyczną, która miałaby doświadczenie we wdrażaniu systemów informatycznych w firmach o podobnym charakterze jak nasza czyli Społem. Największymi problemami dla badanych firm była :
- ogromna ilość dokumentów wchodzących do systemu,
- urządzenia fiskalne,
- rozczłonkowanie firmy na tak liczne komórki (w sumie niewielkie oddziały-sklepy)
- różnorodność branż (hurt, produkcja ,detal ,usługi)
- różnorodna baza towarowa.
Zarząd firmy podjął decyzję o takim wdrożeniu mając na uwadze kompleksowe usprawnienie działania firmy. Umowa na wdrożenie została podpisana w listopadzie 1997 r.
Po podpisaniu umowy Zarząd Firmy powołał zespół wdrożeniowy, w skład którego weszły osoby odpowiedzialne za pracę poszczególnych działów, które dobrze znały istniejący obieg informacji (przynajmniej na pewnym odcinku) i orientowały się w systemie obróbki dokumentów. W pierwszym okresie wdrożenia wszystkie moduły systemu Firmatic były szczegółowo analizowane przez zespół wdrożeniowy. W tym czasie powstawała lista koniecznych zmian, które wynikały ze specyfiki i potrzeb naszej firmy. Był to okres intensywnej współpracy z firmą Venco. Potem rozpoczął się okres poświęcony parametryzowaniu i konfigurowaniu systemu. Należało określić:
- plan kont
- rodzaje dokumentów, ich symbolikę i sposoby księgowań
- kartotekę kontrahentów
- katalog towarów i usług
- symbolikę komórek organizacyjnych
- kształty wydruków podstawowych, itp.
Należy tutaj nadmienić, że znaczna część danych została do systemu Firmatic zaimportowana z działających w naszej Firmie programów (katalog kontrahentów, towarów, stan rozrachunków z kontrahentami). W naszej firmie istnieje trudność wynikająca z rozczłonkowania na wiele małych komórek - placówek detalicznych, gdzie pracują kasy fiskalne, które nakładają na nas pewne ograniczenia. Ponieważ zdecydowanie w naszej firmie panuje przekonanie, że tylko jednolity i kontrolowany cennik dla całej firmy zapewni właściwe zarządzanie asortymentem i cenami, to konieczne było już na wstępie ustalenie sposobu budowania tego cennika i dalszej jego obsługi.
Centralny cennik nakłada na użytkowników systemu bardzo dużą dyscyplinę. Tylko użytkownicy z odpowiednim uprawnieniem mogą ten cennik budować i innym użytkownikom tylko udostępniać. Podobnie miała się rzecz z kartoteką kontrahentów, ale tutaj problem był mniejszy, gdyż w naszej firmie funkcjonowała pełna kartoteka kontrahentów, która tylko wymagała uporządkowania.
W dniu 01.09.1998 r. system Firmatic uruchomiono jednocześnie w Centrali i Hurtowni.
W październiku 1999r. system Firmatic został zastosowany w placówce detalicznej Nasz Dom.
Początkowy okres funkcjonowania nowego systemu wymagał maksymalnego zaangażowania wszystkich zainteresowanych: zarządu firmy, pracowników szczebla kierowniczego i szeregowych pracowników.
System Firmatic obejmuje swoim zakresem ewidencję dokumentów magazynowych, handlowych, kasowych, bankowych i księgowych. Jest systemem w dużej mierze sparametryzowanym, pozwalającym na automatyzację wielu operacji rozliczeniowo-księgowych.
System Firmatic w naszej Firmie współpracuje z następującymi urządzeniami:
- drukarkami paragonów fiskalnych FP-600;
- systemem kasowym ADS-53 Anker;
- waga DIGI;
- drukarka cenówek Datamax.
W przyszłości planujemy współpracę systemu z kasami fiskalnymi ADS Anker 34.3220.
W obecnej chwili transmisja danych między trzema lokalizacjami (Centrala, Hurtownia, Nasz Dom) odbywa się po łączach ISDN-owych. Aktualnie trwają prace mające na celu doprowadzenie do pracy na centralnym serwerze w oparciu o dzierżawione łącza cyfrowe.
- Ujednolicenie zapisów w bazach danych systemu.
Z tego powodu, że całość firmy jest obsługiwana przez jeden system wszystkie zapisy w bazie są w jednym określonym formacie.
- Zwiększenie szybkości przepływu informacji.
Po wdrożeniu takiego systemu odpadł problem współpracy programów czy też przekazywania danych z jednego programu do drugiego. Wprowadzona informacja jest od razu widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają prawo z niej korzystać.
- Ciągłość aktualizowania stanu księgowego firmy.
Każda wprowadzona do systemu informacja od razu wpływa na stan księgowy firmy. W każdej chwili można uzyskać informacje o saldach poszczególnych kont. W systemie nie wykonuje się żadnych czynności związanych z zakończeniem okresu obliczeniowego.
- Bieżące prowadzenie rozrachunków z kontrahentami.
Każda operacja finansowa, zakup, sprzedaż, zapłata zobowiązania, wpływ należności od razu po wprowadzeniu wpływa na saldo rozliczenia z kontrahentem.
- Uzyskanie całkowitej spójności informacji wychodzących z systemu informatycznego.
Ponieważ wszystkie zestawienia wychodzące z systemu opierają się na danych z jednej bazy to informacje te na pewno są zgodne i jednoznaczne.
- Zmniejszenie ilości dokumentów.
Znacznie zmniejszyła się ilość dokumentów związanych z obróbką dokumentów źródłowych(faktury zakupu, faktury sprzedaży, dokumenty magazynowe).
- Poprawa obsługi kontrahentów.
W każdej chwili można precyzyjnie określić stan rozliczeń z kontrahentami.
- Centralne zarządzanie asortymentem i cenami.
W systemie funkcjonuje centralny spis towarów. Pozwala to na centralne sterowanie asortymentem i cenami towarów.
- Utrzymanie poufności pewnych danych.
Informacje w systemie są dostępne w oparciu o uprawnienia nadane poszczególnym użytkownikom.
- Zwiększenie bezpieczeństwa danych.
Kopie bezpieczeństwa wykonywane są na taśmy streamera. Może to się odbywać kilka razy w ciągu dnia, nie przeszkadzając w normalnej pracy operatorów.
